Criando Um Plano De Comunicação Do Programa De Treinamento

Criando um Plano de Comunicação do Programa de Treinamento

Construir um plano de comunicação do programa com seus principais interessados ​​mantém todos envolvidos com o sucesso futuro.

Por que um plano de comunicação?

Empregado engajamento e inquéritos de satisfação consistentemente comunicações pobres como uma das principais causas de desencantamento dos funcionários. A falta de comunicação de qualidade também é uma das principais razões para a falha do projeto. Se o seu programa de treinamento é um componente-chave de uma iniciativa de mudança ou melhoria organizacional, obter as comunicações corretas poupará muita dor no coração.

Manter as pessoas relevantes informadas em momentos apropriados das informações essenciais que utilizarão para promover os objectivos do programa e

Manter as pessoas onside durante períodos difíceis, transmitindo a sensação de que você está considerando seus interesses

Um exemplo muito comum de negligência nas comunicações ocorre quando os recursos humanos ou o pessoal de treinamento convidam os funcionários para um programa de treinamento sem uma discussão prévia sobre por que sua participação é necessária. Nestes casos, nem o gerente do funcionário, nem o treinador, nem qualquer outra pessoa contrata o funcionário em um diálogo sobre o próximo programa. O funcionário se volta para a sessão já frustrado e desencantado. Esta é uma maneira segura de garantir a falha do programa.

Envolver as partes interessadas

Nossa Abordagem PRÁTICA 8482; Para a criação de programas de treinamento de alto impacto brilha um foco em uma série de comunicações que precisam ser divulgados ao longo da vida do seu programa. As informações que exigirão distribuição incluem:

Mudanças nas políticas, processos e procedimentos ea localização dos documentos relevantes

Novos e modificados papéis e responsabilidades dos funcionários e localização dos documentos relevantes

Objetivos e horários do curso de treinamento

Finalidade, instruções de utilização e localização dos auxiliares no local de trabalho

Disponibilidade e detalhes de contato dos treinadores no local de trabalho

Resultados organizacionais esperados e metas de desempenho

resultados de desempenho

Feedback formal e informal do desempenho dos funcionários

Disponibilidade e descrição dos incentivos dos funcionários

Como coordenador do programa, organize comunicações para que toda a informação do programa seja disseminada a partir de um ponto central. Se você deve evitar lacunas de comunicação nocivas, sua primeira etapa é construir um plano de comunicação. O plano que você constrói durante os estágios iniciais de seu projeto do programa ajudará a estruturar seu pensamento, assegurando-se de que você não deixe para fora todas as comunicações importantes. Ele também servirá para guiá-lo em suas comunicações ao longo de seu projeto.

Para construir seu plano, pense sobre as várias partes interessadas e seus requisitos de comunicação. As partes interessadas normalmente incluirão:

designers de instrução

Formadores e facilitadores

participantes de treinamento

Supervisores e gestores dos participantes

equipe de administração

Fornecedores externos e consultores

patrocinadores do programa

o executivo

Pergunte a cada interessado ou representante do stakeholder quais informações precisam durante cada fase de seu programa. Distinguir entre "necessidades" E "quer". Satisfazer todos os desejos pode fazer-lhe um monte de amigos; No entanto, isso também pode esticar o seu orçamento para ponto de ruptura. Ir sobre o orçamento ou não cumprir as promessas, no final, perderá valioso apoio para a próxima vez. Pergunte às partes interessadas como elas prefeririam receber essas informações. Os modos de transmissão disponíveis dependerão das facilidades disponíveis na sua organização. Suas opções podem incluir:

Telefone

o email

SMS (serviço de mensagens curtas)

MMS (Serviço de Mensagens Multimédia)

Mensagens Instantâneas (IM)

intranet

teleconferência

conferência na web

Reunião cara-a-cara

Reunião baseada em nuvem (como o Google Hangouts)

Boletim de Notícias

quadro de avisos

O modo de transmissão que você usa também dependerá do que um stakeholder particular precisa fazer com as informações. As informações são apenas de interesse ou devem ser usadas como base para discussão ou decisão? Se for o último, modos unidirecionais de comunicação, como email, SMS e intranet, são mal adaptados. Métodos que permitem questionamento e esclarecimento são uma escolha melhor aqui. Estes métodos incluem teleconferência e reuniões face a face.

Criando um modelo de plano de comunicação de programa

Algumas partes interessadas podem exigir informações diferentes em momentos diferentes ou em diferentes fases do programa. Algumas partes interessadas podem exigir informações no início ou no final de uma fase do projeto. Outros podem exigir atualizações regulares; Semanal ou mensal, por exemplo. Para economizar tempo e esforço, tente padronizar um formato para um determinado tipo de comunicação.

Por exemplo, se você estiver enviando relatórios de status ou agendas, crie um documento pro forma usando o processador de texto ou o software de planilha ou o cliente de e-mail que você pode reutilizar simplesmente colocando os novos dados. Depois de ter recolhido todas as informações necessárias para o seu plano de comunicação do programa. Organize as informações em seu plano em uma tabela. A Figura 1 abaixo ilustra um exemplo de como você pode categorizar as informações.

Figura 1 Exemplo de plano de comunicação do programa

Nosso guia completo, do treinamento ao desempenho aprimorado do local de trabalho. Inclui um modelo de plano de comunicação de programa personalizável com notas de orientação. Você pode usar este modelo para adaptar um plano de comunicação para seu programa específico.

Se o seu é um programa grande, você precisará criar seu plano de comunicação em um nível relativamente alto. Deixe de fora os detalhes, concentrando-se nas comunicações que emanarão do coordenador do programa ou do escritório do programa. Este não é o lugar para listar todas as comunicações de projeto interno entre os membros da equipe do projeto.

Um programa bem-sucedido depende do apoio e das ações de uma série de grupos-chave de partes interessadas. O objetivo do plano é obter corretamente a comunicação com essas principais partes interessadas. Para requisitos de comunicação detalhados, ou construir planos separados de comunicação em profundidade para cada fase do programa ou para cada departamento envolvido no projeto.

Mantenha seu plano de comunicação do programa atualizado, fazendo com que seus membros da equipe do projeto participem em uma revisão regular. Seu plano é apenas tão útil quanto a medida em que você colocá-lo em ação. Não cair na armadilha de escrever o plano e, em seguida, deixá-lo sentar-se em sua gaveta inferior. Pin-lo em sua placa de projeto, incluí-lo como um item da agenda em reuniões de equipe-chave do projeto e configurar lembretes de tarefas automatizadas para cada evento de comunicação agendada. Dê o seu programa as melhores chances de sucesso, colocando seu plano de comunicação em ação.

Expert View Autor: Leslie Allan AIMM MAITD

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